Applicazioni

Uno dei canali distributivi dell’azienda sono infatti gli oltre 60 store di proprietà diffusi su tutto il territorio italiano, ognuno dei quali deve necessariamente rispondere a prescrizioni scaturenti sia da protocolli interni (relativi a numerosi aspetti concernenti la gestione del negozio come sicurezza sul lavoro, manutenzioni, logistica, gestione degli spazi ecc.) che da leggi e normative di settore.

Per l’organizzazione era dunque strategico disporre di strumenti adeguati ad un’attività di controllo pianificata, tracciata e tesa a gestire le eventuali anomalie nonché a migliorare lo standard di “gestione” del proprio canale di distribuzione diretta. Era inoltre fondamentale poter misurare l’andamento degli Audit per effettuare valutazioni di dettaglio, ma anche rielaborazioni statistiche per valutazione trend e aspetti complessivi. Il tutto con strumenti centralizzati che permettano a tutti i soggetti coinvolti nel processo una gestione in tempo reale delle attività di competenza.

A fronte di un’analisi iniziale delle procedure e degli strumenti utilizzati, l’azienda ha definitivo le specifiche di implementazione del Software Gestione Audit di Sinergest Suite. Grazie all’applicativo, il team di lavoro ha ricreato le check-list da utilizzare, compresi i metodi di calcolo dei punteggi dei risultati precedentemente gestiti tramite fogli excel. Individuati gli auditor e relative qualifiche/skill, è stata particolarmente curata la programmazione degli audit in modo da coprire tutti gli store in periodi definiti.

L’auditor predispone il proprio rapporto di audit richiamando tra l’altro la check-list di riferimento per ogni caso specifico. A quel punto l’audit viene eseguito registrando evidenze ed eventuali rilievi, assegnando un punteggio (a fronte di un “peso” preconfigurato per ogni quesito). Quando ritenuto opportuno, le registrazioni per ogni quesito sono arricchite da foto di documenti e/o ambienti/situazioni e brevi video.

Al termine delle verifiche l’auditor formalizza quanto previsto dalle procedure e individua, classificandole, le anomalie riscontrate. La gestione di tali anomalie viene di seguito effettuata creando opportuni rapporti non conformità o azioni correttive che sono automaticamente linkate al rapporto di audit e precompilate con le informazioni riportate nel rapporto.

Quanto descritto genera inoltre un punteggio complessivo per la verifica effettuata che alimenta i giudizi sullo store e il trend prestazionale. Tutte le attività correlate alla gestione delle anomalie sono supportate da to-do list/scadenzari e alert tramite notifiche email automatiche.

Come accennato, mediante il Software Gestione Audit di Sinergest Suite, l’azienda dispone di strumenti di analisi e rielaborazione dati.

Il cliente che si è rivolto a Sinergest è tra i leader a livello mondiale nei servizi di controllo, verifica e certificazione per la Qualità, Salute e Sicurezza, Ambiente e Responsabilità Sociale. Nell’ambito delle attività di auditing per conto dei propri clienti, oltre agli audit correlati all’ottenimento di certificazioni o a prodotti, l’azienda riceve incarico di eseguire verifiche su
fornitori e sub-fornitori facenti parte della catena di fornitura.

Dopo l’acquisizione dell’incarico, l’organizzazione riceve le specifiche relative al servizio e provvede a programmare – gestendo le eventuali variazioni – gli audit, assegnando gli auditor incaricati. La necessità più stringente era quella di dotarsi di elementi di controllo del processo, di ottimizzare le registrazioni, risparmiando tempo ed evitando errori. Al termine di ogni audit, in base agli esiti, possono essere pianificati audit di verifica in campo o di verifica documentale back-office per accertare la risoluzione delle eventuali
anomalie riscontrate.

L’organizzazione fin da subito ha ritenuto necessario analizzare il processo dal punto di vista di pianificazione e gestione degli audit, dal punto di vista di esecuzione e formalizzazione dei risultati da parte dell’auditor, nonché dal punto di vista del cliente per le attività di consultazione delle registrazioni e stato avanzamento lavori.

E’ stata quindi automatizzata la raccolta di integrazione dei dati correlata alla gestione delle anagrafiche di clienti/fornitori/subfornitori e alla programmazione delle verifiche. Sono state informatizzate le attività di predisposizione e recepimento delle check-list fornite dal cliente e da utilizzarsi in fase di ispezione.

L’esecuzione delle verifiche prevede in prima battuta l’apertura del rapporto di audit, la gestione di informazioni definite, il caricamento del form di check-list. Nell’ambito dell’esecuzione “in campo” dell’audit, vengono verbalizzate le evidenze (in formato testo e/o mediante upload di file/foto), i rilievi e il riferimento delle persone intervistate. Tutte le informazioni sono la base su cui l’auditor decide le anomalie da verbalizzare che verranno classificate e che saranno oggetto di action plan predisposto con il supporto del fornitore/subfornitore nell’ambito del rapporto di audit. L’auditor definisce infine se accertare l’esecuzione delle azioni previste tramite una verifica documentale back-office o tramite follow-up “in campo” recandosi nuovamente presso lo stabilimento del soggetto auditato.

Tutte le registrazioni citate vengono validate da un comitato interno all’ente di certificazione che valuta con il cliente se confermare o meno quanto previsto dall’auditor.

Nell’ambito della propria presenza sul territorio, Engie dispone di sedi, presidi (luoghi in cui l’azienda è presente costantemente con del personale) e cantieri di lavoro. Il costante monitoraggio del rispetto delle prescrizioni in ambito di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro costituisce uno dei primi obiettivi perseguiti dall’azienda. La complessa organizzazione sul territorio nazionale rende estremamente difficile tenere sotto controllo l’allocazione del personale e attività come formazione, visite mediche e distribuzione di dpi. Un elemento di difficoltà è senza dubbio effettuare audit in ambienti quali i cantieri di lavoro.

Engie, tramite integrazione con i sistemi informativi aziendali, ha ricostruito sul software la propria distribuzione sul territorio nonché l’assegnazione del proprio personale. Questa attività, se pur non indispensabile per l’utilizzo dell’applicativo, ha permesso di automatizzare molti aspetti della gestione.
E’ stata creata una programmazione degli audit da parte dei responsabili Rspp aziendali e predisposte le relative check-list.

Il meccanismo di audit è stato attivato inizialmente su un’area campione in modo da validare quanto configurato, per poi estenderlo a tutte le sedi, presidi e cantieri. L’auditor predispone back-office, il rapport di audit su Software Gestione Audit di Sinergest Suite e la relativa check-list.

Proprio per le particolarità relative ai cantieri, ma anche per rendere l’uso del prodotto semplice e immediato risparmiando tempo nelle registrazioni, Engie ha deciso di dotarsi del modulo mobile App Audit. Questo strumento oltre a permettere di effettuare le registrazioni “in campo” tramite tablet (anche offline, senza alcuna connessione), rende pratico e intuitivo l’esecuzione delle attività tra cui:

• elenco degli audit da effettuare e relativo calendario;
• disponibilità dell’elenco quesiti e informazioni correlate;
• registrazione evidenze e anomalie;
• ad ogni quesito upload di foto (sulle quali possono essere riportate indicazioni e appunti), video, raccolta di firma digitale dei responsabili auditati;
• indicatori di stato dell’audit (quesiti completati, da completare o non applicabili) ed esiti (positivi senza rilievi, con rilievi).

Alla chiusura dell’audit, in presenza della connessione con il server, tutte le informazioni raccolte in mobilità generano l’automatica compilazione della check-list presente sul rapporto di audit (con il caricamento di tutto quanto uploadato).

L’auditor può quindi successivamente completare la verbalizzazione e gestire le anomalie aprendo le opportune non conformità sul modulo Gestione Non Conformità di Sinergest Suite.
A supporto delle attività di Audit, l’azienda si è dotata del modulo Controlli Operativi e correlata App per smartphone. In questo caso lo strumento ha lo scopo di compilare, in mobilità, semplici liste di riscontro per le verifiche che gli operatori devono effettuare sulle attività, in base alle procedure previste. Rispetto agli audit, la registrazione è ancora più semplice e prevede l’esito, la possibilità di allegare una foto e un commento ad ogni quesito, l’opportunità di formalizzare in tempo reale le eventuali azioni correttive intraprese. Tutte le informazioni vengono successivamente integrate dal server e rese disponibili per consultazioni, analisi e rielaborazioni nella versione desktop del modulo.

Chromavis S.p.A., gruppo Fareva, nasce nel 2008 dalla fusione di due aziende, Gamma Chroma e Clavis e da allora si è caratterizzata per una crescita costante diventando una delle realtà principali del panorama mondiale per la produzione di make-up per conto terzi. Il suo successo è da attribuire a fattori come la completa tracciabilità del suo ciclo produttivo, il continuo investimento in ricerca e sviluppo ed all’esperienza e creatività acquisite ed affinate negli anni.

Oltre ad essere sottoposta alle prescrizioni scaturenti dalle norme alla base dei sistemi di gestione implementati e certificati, l’organizzazione deve garantire il rispetto di quanto previsto dall’articolata legislazione vigente correlata al proprio settore di attività.

Vista la complessità di tale regolamentazione e dei processi aziendali gestiti, Chromavis Gruppo Fareva aveva la stringente necessità di adottare strumenti evoluti che permettessero il controllo del processo di audit interno ed una gestione efficace, ma capace di ottimizzare tempi e costi.

In prima battuta l’utilizzo della piattaforma ha permesso all’azienda di
implementare una gestione delle numerose check-list utilizzate che
prevedesse la possibilità di tracciarne le successive revisioni. La
predisposizione di programmi di audit specifici per sistema di gestione era un altro elemento ritenuto strategico. La pianificazione è stata dotata di
meccanismi di notifica automatica tramite email per informare auditor e
responsabili dei processi in merito alle verifiche programmate. Particolare
attenzione è stata data alla dashboard di ingresso del prodotto per far sì che
mettesse in evidenza gli elementi di potenziale anomalia quali ad esempio mancanza di firme nelle schede di registrazione o ritardi nell’esecuzione delleattività.

La possibilità di gestire “in mobilità” l’esecuzione degli audit programmati era una delle specifiche di base del progetto. Di conseguenza l’azienda ha da
subito previsto l’utilizzo della App Audit Sinergest Suite. Una volta
predisposto il rapporto di audit e correlata check-list, gli auditor in possesso di tablet sono in grado di compilare tutti gli elementi previsti dalla check-list, allegare ad ogni quesito foto, video e firme digitali degli intervistati, il tutto anche in caso connessione offline. Tutte le informazioni raccolte vengono trasmesse al server e compilano in automatico il rapporto di audit.

Per la gestione dei rilievi formalizzati, l’azienda predispone specifici rapporti di non conformità e/o azioni correttive, correlati ai sistemi di gestione di riferimento e automaticamente compilati e linkati al rapporto. I prospetti aggiornati in real time dal sistema permettono di avere un quadro
riepilogativo, differenziato per sistema di gestione, in merito a stato dei
rapporti e stato delle attività correlate al trattamento dei rilievi. Il rapporto di audit formalizzato viene messo a disposizione dei responsabili dei processi auditati mediante vista lite (semplificata) in modo da poter non solo consultare i documenti, ma anche attestarne la presa visione.

Le statistiche previste nel modulo audit permettono di rielaborare le
informazioni raccolte analizzando trend e situazioni.