Belron Italia

Come gestire efficacemente audit e controlli operativi
Settore
Servizi
Tipologia di audit
Audit interni

L’azienda.

Il Gruppo Belron è il leader mondiale nella riparazione e sostituzione dei cristalli per auto, presente in 34 paesi nei 5 continenti, con circa 2.400 centri di assistenza, 9.900 furgoni per il servizio mobile e più di 29.000 dipendenti. Nel nostro Paese il Gruppo è presente dal 1988 con Belron Italia S.p.a., la società cui fanno capo Carglass e Origlass.

Carglass è il brand che opera nel vetro con 172 centri diretti e 23 affiliati e nella carrozzeria con 6 centri diretti e 200 affilati. Nel 2017 Belron Italia ha firmato l’accordo per l’acquisizione di Eurocar Point per ampliare l’offerta agli automobilisti e agli operatori professionali con un servizio ancora più qualitativo anche in ambito carrozzeria. Nell’aprile 2018 Carglass ha avviato il progetto di franchising in ambito carrozzeria.

L’operazione che nel 2017 ha visto Carglass entrare nel settore della carrozzeria, ha portato l’azienda ad un’ulteriore crescita in termini di filiali e clienti con 223 centri affiliati e 6 centri diretti. Belron Italia è un’azienda certificata ISO 9001 e deve dunque garantire che tutti i processi vengano eseguiti in maniera corretta.

Con centinaia di centri assistenza (di proprietà e affiliati) sparsi in tutta Italia, l’azienda lavora quotidianamente per rispettare determinati livelli di qualità. Le verifiche effettuate dagli auditor in base a rigide check-list, i punteggi assegnati alle filiali e le non conformità rilevate, costituiscono l’elemento portante per rispettare gli alti standard qualitativi imposti dalle politiche aziendali. La necessità, dunque, è quella di poter gestire gli audit in tutto il loro ciclo: dalla programmazione all’esecuzione, fino agli interventi correttivi e alle analisi statistiche.

Belron Italia si è rivolta a Sinergest perché l’attività di Audit veniva svolta ancora in maniera molto artigianale, utilizzando la carta e i fogli excel.

Oltre agli Audit veri e propri, l’azienda aveva anche la necessità di gestire in maniera più efficiente anche le verifiche effettuate nei centri di riparazione dai District e dai Cluster Manager che prevedono i controlli più disparati, dalla gestione della fatturazione a quella sui rifiuti. Questi “Controlli operativi” venivano effettuati stampando le varie check-list per poi effettuare la verifica sul campo con carta e penna.

Necessità.

La soluzione

Il software Gestione Audit di Sinergest Suite ha permesso di rispondere alle esigenze di Belron Italia attraverso il modulo desktop e l’applicazione mobile. Carglass ha scelto di dotarsi anche della App per tablet che consente agli auditor di eseguire le verifiche in mobilità, più velocemente e con l’eliminazione di noiosi supporti cartacei.

Non solo. L’azienda ha scelto anche il modulo, con relativa applicazione per smartphone, di Controlli Operativi: il nuovo strumento è stato creato per rispondere alle esigenze dei sistemi di gestione (Qualità, Sicurezza, Ambiente e Privacy) ma più in generale per ogni necessità di controllo quali, ad esempio, verifica di aree e reparti, controllo di impianti, macchinari e attrezzature, corretta esecuzione di attività, rilevazione parametri, ispezione del personale e postazioni di lavoro, dotazioni. Rispetto agli Audit, cioè a verifiche ispettive che devono rispondere a determinati standard e procedure, la soluzione Controlli Operativi permette di tenere sotto costante controllo i processi (ma non solo) in tempo reale e in modo agile.

I vantaggi registrati da Belron Italia

Tra i vantaggi principali registrati da Carglass spicca senz’altro la facilità e la velocità di utilizzo dell’applicativo. Gli auditor possono gestire le attività presso le filiali semplicemente utilizzando la app con il tablet. Di conseguenza anche gli altri interlocutori (altri referenti aziendali) possono disporre delle informazioni in tempo reale: le dashboard e i report permettono di concentrarsi sulle criticità da migliorare.
La programmazione degli audit risulta adesso più veloce ed efficiente. Prima il planning veniva fatto manualmente, adesso è strutturato e l’azienda riesce a coprire tutti i centri e tutti gli auditor.
Sul fronte dei Controlli Operativi i vantaggi registrati dall’azienda sono un notevole risparmio di tempo: i manager dispongono di moduli e check-list sempre aggiornati (i processi vengono cambiati e dunque anche il controllo processo), possono gestire tutto tramite un semplice smartphone e a fine verifica ritrovano tutte le informazioni salvate nei database.

Paure e timori

Il fatto di affidarsi ad un nuovo fornitore era la prima incognita. Il progetto, poi, era molto ampio: l’azienda aveva paura di non riuscire a realizzarlo o di incontrare troppi ostacoli.
Durante lo sviluppo sono emerse altre criticità perché il progetto era molto ambizioso.

L’approccio di Sinergest

Sinergest è sempre stata proattiva, si è dimostrata sempre concreta nelle soluzioni e ha supportato l’azienda passo dopo passo per ogni step di sviluppo (via mail, incontri, video conference). Sinergest ha aiutato il team di Belorn a gestire queste criticità, superando alcuni aspetti e proponendo soluzioni già adottate.
“Sinergest si è dimostrato partner concreto, che mette tanta passione in quello che fa. Il team è stato disponibile per ogni sviluppo del progetto; per ogni dubbio, chiarimento o criticità Sinergest ha trovato la soluzione.”

La testimonianza.

L’esigenza era quella di introdurre un’innovazione tecnologica che permettesse all’azienda di evolversi, utilizzando strumenti tecnologici adeguati a rendere il lavoro più semplice e snello e offrire un servizio più efficiente a tutti gli attori coinvolti.
Avevamo un modo di procedere antiquato e poco efficiente che richiedeva di avere a disposizione una stampante e un pc.
Abbiamo eliminato totalmente la carta. Possiamo gestire la programmazione di più audit e più auditor. Suite ci permette di svolgere il lavoro da pc o tablet. La reportistica automatizzata è un vero valore aggiunto perché possiamo concentrarci sulle non conformità e i piani di azione per migliorare.

Audit catena di fornitura / fornitori (o di seconda parte)

Verifiche eseguite fornitori.
Effettuati sul sistema di gestione qualità di un fornitore al fine del suo inserimento tre i fornitori qualificati o del mantenimento di tale condizione.
Sono eseguiti a fronte:
  • della norma di riferimento concordata contrattualmente
  • di specifiche prescrizioni contrattuali

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