L’azienda.
Bureau Veritas è leader a livello mondiale nei servizi di ispezione, verifica di conformità e certificazione. Tra i servizi offerti, ricopre un ruolo centrale l’attività di qualifica e monitoraggio della catena di fornitura, svolta per conto di importanti Clienti, in vari settori di attività, in Italia e nel mondo.
Con l’obiettivo di offrire un servizio sempre più orientato alle esigenze dei propri clienti, e funzionale alle attuali logiche di svolgimento degli incarichi, Bureau Veritas si è rivolta a Sinergest per l’implementazione di un Tool informatico, attraverso cui poter ottimizzare la gestione di questa importante attività.
Considerato l’elevato grado di personalizzazione delle attività e la mole di soggetti coinvolti, Bureau Veritas sentiva la necessità di dotarsi di uno strumento che
garantisse il pieno controllo di tutto il processo e l’ottimizzazione di tutte le sue fasi: dalla programmazione alla Quality Review finale, fino al rilascio del Report al
Cliente.
Gli obiettivi che Bureau Veritas voleva raggiungere erano principalmente:
- Rendere più efficace il processo di programmazione delle attività
- Evitare la dispersione delle informazioni
- Migliorare la comunicazione con clienti e auditor
- Rendere più rapida la rintracciabilità delle registrazioni
- Dotarsi di elementi di controllo automatico del processo
- Rendere autonomo il cliente di poter monitorare in qualsiasi momento, l’andamento del suo Progetto.
Necessità.
La soluzione
La prima fase riguarda la programmazione e l’assegnazione degli audit da parte degli uffici pianificazione di Bureau Veritas. Grazie a Sinergest Suite il processo è completamente informatizzato. Parti interessate (clienti, fornitori e sub-fornitori, ove previsto, e auditor) ricevono le relative notifiche email.
Il processo passa dunque nelle mani dell’auditor. Attraverso Suite, l’esecuzione delle verifiche prevede: l’apertura del rapporto di audit, la gestione di informazioni definite, il caricamento del form di check-list. Una volta “in campo”, dunque, l’auditor esegue la verifica senza l’utilizzo di supporti cartacei. Attraverso l’applicativo, con pc o con tablet, l’auditor verbalizza in tempo reale le evidenze (in formato testo e/o mediante upload di file/foto), i rilievi e il riferimento delle persone intervistate.
Una volta eseguita l’ispezione, tutte le informazioni raccolte costituiscono la base su cui l’auditor stabilisce le anomalie da verbalizzare che verranno classificate e che saranno oggetto di action plan nell’ambito del Rapporto di Audit.
Tutte le registrazioni citate vengono validate da Bureau Veritas attraverso il processo di Quality Review, a conclusione del quale la check-list e il Report di Audit saranno resi disponibili al cliente, che deciderà a sua volta se programmare un successivo Follow-Up per valutare l’efficacia delle eventuali Azioni Correttive implementate dal fornitore/subfornitore.
La nuova gestione garantisce a Bureau Veritas:
- Pieno controllo sul processo
- Riduzione rischio di errori e dispersione dei dati
- Miglioramento dell’efficienza nei confronti di clienti/fornitori/auditor
- Centralizzazione del dato e condivisione delle informazioni in tempo reale
- Riduzione dei tempi di gestione, monitoraggio e analisi
- Standardizzazione delle logiche di controllo e delle modalità operative adottate
- Maggiore coinvolgimento di auditor e clienti nella gestione del processo
I vantaggi registrati da Bureau Veritas
Tra i vantaggi principali registrati da Bureau Veritas spicca la semplificazione di un’attività che di per sé è molto complessa. Un audit su un progetto di monitoraggio di una catena di fornitura ha una finalità e una valenza diversa rispetto ad un audit tradizionale. Il numero dei fornitori da verificare è elevato, così come le attività da erogare in un tempo limitato. A livello di programmazione è necessario essere rapidi ed efficaci. Sinergest Suite ha aiutato Bureau Veritas a semplificare moltissimo tutta la procedura di programmazione e assegnazione degli audit.
Una volta “in campo”, il vantaggio di utilizzare il software Sinergest Suite è evidente: la compilazione delle check list è molto più agevole e sistematica, con la possibilità di allegare direttamente documenti, foto e altre evidenze.
L’altro beneficio registrato da Bureau è legato al rapporto instaurato con i clienti. Il processo finale che si conclude con il rilascio del report inviato al cliente, tradizionalmente via mail, è stato superato dando al cliente l’accesso diretto al tool. In questo modo l’azienda può verificare in tempo reale l’andamento del progetto: quali verifiche sono state programmate e in che fase si trova la fase di erogazione delle attività.
Paure e timori
Le paure principali di Bureau Veritas erano legate al timore di non trovare un partner tecnologico in grado di capire le reali necessità dell’organizzazione. Il progetto si preannunciava complesso e l’azienda temeva che il software non fosse abbastanza flessibile per adattarsi alle numerose personalizzazioni necessarie.
L’approccio di Sinergest
Sin dal primo incontro Bureau Veritas ha capito che il team di Sinergest e le potenzialità del software Suite avrebbero permesso di raggiungere gli obiettivi che l’azienda si era prefissata. La disponibilità e professionalità dimostrata da Sinergest nella fase di analisi è risultata decisiva per la riuscita del progetto.
La testimonianza.
Abbiamo trovato in Sinergest un partner perfetto: è un’azienda giovane, molto professionale e pragmatica, orientata al risultato e alla soddisfazione del cliente. Con una esperienza e consapevolezza rispetto al nostro business molto elevata. Tutto questo è stato essenziale perché durante il percorso abbiamo sempre avuto la tranquillità di andare nella direzione giusta e perché siamo arrivati alla realizzazione del progetto nei tempi che avevamo stabilito.
Audit catena di fornitura / fornitori (o di seconda parte)
Verifiche eseguite fornitori.
Effettuati sul sistema di gestione qualità di un fornitore al fine del suo inserimento tre i fornitori qualificati o del mantenimento di tale condizione.
Sono eseguiti a fronte:
- della norma di riferimento concordata contrattualmente
- di specifiche prescrizioni contrattuali
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