L’azienda.
Chromavis S.p.A., gruppo Fareva, è uno dei più grandi operatori mondiali nell’industria cosmetica B2B. Un’azienda in grado di offrire ai propri clienti una gamma completa di soluzioni cosmetiche, dal make-up agli smalti, attraverso formule interamente sviluppate da laboratori di ricerca interni. Il suo successo è da attribuire a fattori come la completa tracciabilità del ciclo produttivo, il continuo investimento in ricerca e sviluppo, l’esperienza e la creatività acquisite e affinate negli anni.
Oltre ad essere sottoposta alle prescrizioni scaturenti dalle norme alla base dei sistemi di gestione implementati e certificati, l’organizzazione deve garantire il rispetto di quanto previsto dall’articolata legislazione vigente correlata al proprio settore di attività.
Vista la complessità di tale regolamentazione e dei processi aziendali gestiti, Chromavis Gruppo Fareva aveva la stringente necessità di adottare strumenti evoluti che permettessero il controllo del processo di audit interno e una sua gestione efficace, capace di ottimizzare tempi e costi.
Necessità.
La soluzione
In prima battuta, l’utilizzo della piattaforma ha permesso all’azienda di implementare una gestione delle numerose check-list utilizzate, con
la possibilità di tracciarne le successive revisioni. La predisposizione di programmi di audit specifici per sistema di gestione era un altro elemento ritenuto strategico. La pianificazione è stata dotata di meccanismi di notifica automatica tramite email per informare auditor e
responsabili dei processi in merito alle verifiche programmate. Particolare attenzione è stata data alla dashboard di ingresso del prodotto per far sì che mettesse in evidenza gli elementi di potenziale anomalia, quali ad esempio mancanza di firme nelle schede di registrazione o ritardi nell’esecuzione delle attività.
La possibilità di gestire “in mobilità” l’esecuzione degli audit programmati era una delle specifiche di base del progetto. Di conseguenza l’azienda ha da subito previsto l’utilizzo della App Audit Sinergest Suite. Una volta predisposto il rapporto di audit e la correlata check-list, gli auditor in possesso di tablet sono in grado di compilare tutti gli elementi previsti dalla check-list, allegare ad ogni quesito foto, video e firme digitali degli intervistati, il tutto anche in caso connessione offline. Tutte le informazioni raccolte vengono trasmesse al server e compilano in automatico il rapporto di audit.
Per la gestione dei rilievi formalizzati, l’azienda predispone specifici rapporti di non conformità e/o azioni correttive, correlati ai sistemi di gestione di riferimento e automaticamente compilati e linkati al rapporto. I prospetti aggiornati in real time dal sistema permettono di avere un quadro
riepilogativo, differenziato per sistema di gestione, in merito a stato dei rapporti e stato delle attività correlate al trattamento dei rilievi. Il rapporto di audit formalizzato viene messo a disposizione dei responsabili dei processi auditati mediante vista lite (semplificata) in modo da poter non solo consultare i documenti, ma anche attestarne la presa visione.
Le statistiche previste nel modulo audit permettono di rielaborare le informazioni raccolte analizzando trend e situazioni.
I vantaggi registrati da Chromavis
L’uso di Sinergest Suite ha permesso all’azienda di implementare la gestione informatizzata delle check-list. Il sistema permette di tracciarne le successive revisioni.
La pianificazione è stata dotata di meccanismi di notifica automatica tramite e-mail per informare auditor e responsabili dei processi sulle verifiche programmate.
Una volta predisposto il rapporto di audit e la check-list correlata, gli auditor in possesso di tablet possono compilare le voci previste, allegare a ogni quesito foto, video e firme digitali degli intervistati. Le informazioni raccolte sono trasmesse al server e il rapporto di audit è compilato in automatico. I prospetti aggiornati in tempo reale permettono di avere un quadro riepilogativo differenziato per sistema di gestione, in merito allo stato dei rapporti e delle attività correlate al trattamento dei rilievi.
L’approccio di Sinergest
L’azienda ha valutato varie software house, tra cui Sinergest, per trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze. «La scelta è caduta su Sinergest perché integrava bene sia qualità, ambiente e sicurezza sia la gestione delle risorse umane e la formazione. La soluzione è user friendly, per le caratteristiche dell’interfaccia, con viste semplificate, e per la facilità di utilizzo».
La testimonianza.
La soluzione ha richiesto il coinvolgimento di tutte le linee dell’azienda, dal business alla produzione, che hanno apprezzato il livello di personalizzazione della soluzione e anche il supporto di Sinergest sul campo, dal CEO a tutto il team.
Audit catena di fornitura / fornitori (o di seconda parte)
Verifiche eseguite fornitori.
Effettuati sul sistema di gestione qualità di un fornitore al fine del suo inserimento tre i fornitori qualificati o del mantenimento di tale condizione.
Sono eseguiti a fronte:
- della norma di riferimento concordata contrattualmente
- di specifiche prescrizioni contrattuali
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