Software gestione audit

Pianifica, gestisci ed esegui al meglio le tue attività di audit aziendale

Il Software Gestione Audit sviluppato da Sinergest è il frutto della competenza e dell’esperienza ventennale maturata dai nostri consulenti nel campo dell’audit aziendale, unita all’evoluta tecnologia della piattaforma Suite.

Cosa puoi fare con il nostro software?

Con il Software Gestione Audit gestisci al meglio i Processi di Valutazione di prima parte, seconda parte e terza parte, per i quali puoi:

  • Configurare
  • Pianificare
  • Eseguire
  • Registrare
  • Monitorare

Esegui in maniera semplice, completa e controllata l’Audit aziendale sui tuoi processi, sui tuoi fornitori o subfornitori.

Se sei un Ente di Certificazione, puoi verificare le aziende che si sottopongono all’iter di certificazione e successivo mantenimento, oppure la catena di fornitura dei tuoi clienti.

Che cosa fa

Sinergest Suite Audit è un applicativo web-based con relativa App per tablet che permette di gestire, eseguire e tenere sotto controllo l’attività di Audit.

Il Software Audit Sinergest Suite è in grado di gestire audit in ambito Qualità, Sicurezza, Ambiente, Privacy, Energia, altre certificazioni, ma anche ispezioni di stabilimento, verifica a fornitori e qualsiasi altra tipologia di controllo supportato da check-list.

Il software consente la programmazione di Audit e la gestione di modelli di check-list necessarie all’esecuzione e alla raccolta di evidenze durante le verifiche. Inoltre, è in grado di predisporre i rapporti di audit e di gestire le eventuali anomalie riscontrate, rendendo i dati disponibili ai responsabili dell’oggetto di audit tramite apposite “viste Lite semplificate”.

Il sistema assicura in ogni momento una visione globale sullo stato dell’Audit aziendale, così come il controllo sulle relative scadenze e correlate “to do list” (scadenzari personali) attraverso una dashboard presente nella home della piattaforma, un servizio di notifica automatica (e-mail o sms) alle funzioni interessate, la configurazione di metodi di calcolo di andamento delle verifiche, statistiche aggiornate in real-time.

Notifiche automatiche

Le notifiche possono essere attivate:

  • in caso di alert su prossime scadenze;
  • alla scadenza;
  • per dare disposizioni interne all’organizzazione nell’ambito dei processi gestiti;
  • in caso di anomalie nelle attività di Audit, quali ad esempio schede non firmate;
  • attività non eseguite.

Modulo KPI

Un ulteriore strumento di controllo opzionale che può essere configurato è l’apposito modulo KPI (indicatori) che permette di definire target e verificarne l’andamento e risultati a consuntivo.
Il software, tramite la versione desktop o attraverso l’App, permette di raccogliere le evidenze (testuali, foto, video), le firme degli operatori intervistati, registrare i rilievi. Il tutto garantisce il controllo delle attività e un palese risparmio di tempo, eliminando ritrascrizioni e l’uso di supporti cartacei. Al termine dell’auditing “in campo”, i dati sono resi subito disponibili per una pronta consultazione e un’analisi sugli esiti.

Con il Software Gestione Audit di Sinergest Suite puoi:

Gestire l’anagrafica degli Auditor
Programmare gli Audit: programmazione Audit con notifica agli Auditor e alle funzioni interessate
Predisporre modelli di checklist: configurazione modelli di checklist necessarie all’esecuzione e alla raccolta di evidenze durante le verifiche
Predisporre metodi di calcolo punteggio: possibilità di attivazione meccanismo di calcolo di peso e punteggio per quesito (personalizzabile)
Predisporre il rapporto Audit: selezione checklist standard per tipologia all’apertura di un Audit, con possibile personalizzazione ed evidenza dei rilievi della precedente verifica
Gestire un team di auditor nella medesima verifica/ispezione, permettendo indagini contemporanee
Raccogliere evidenze e rilievi durante l’esecuzione dell’Audit anche tramite strumento mobile (App per tablet), allegando foto, video e acquisendo le firme degli intervistati
Gestire le anomalie (rilievi) riscontrate

Ciascun Auditor può:

  • consultare il programma degli Audit assegnati;
  • gestire i modelli di checklist (quesiti e capitoli/argomenti), gli eventuali metodi di valutazione;
  • predisporre i Rapporti di Audit e raccogliere le evidenze;
  • gestire i rilievi per non conformità, azioni correttive, action plan.

Ciascun Soggetto auditato può:

  • consultare il programma degli Audit nei quali sarà coinvolto;
  • consultare i rapporti di audit attestandone la “presa visione”;
  • gestire le eventuali anomalie riscontrate, per quanto di competenza.

Come funziona

In fase di configurazione del modulo, alimentate le tabelle di base necessarie, l’organizzazione procede con l’individuazione degli auditor abilitati ad effettuare i vari “tipi di Audit” in base agli skill posseduti.
Successivamente vengono predisposti i modelli di check-list (caricamento manuale o tramite importazione da excel) che potranno essere richiamati nell’ambito dei rapporti di Audit, e se necessario personalizzati dall’Auditor. Le check-list, grazie alla flessibilità dell’applicativo, potranno essere modificabili oppure gestite con indice di revisione. Per ogni check-list possono essere configurate le seguenti opzioni:
  • Gestione con revisione.
  • Metodo di monitoraggio (con assegnazione di un “peso” ai quesiti”).
  • Gestione di capitoli per raggruppare i quesiti afferenti gli stessi “argomenti”.
L’operatività ha inizio con la predisposizione delle schede di Programmazione Audit che vanno a costituire il Programma di Audit complessivo. La creazione delle schede può essere automatizzata mediante comandi ad-hoc di integrazione da excel, che permettono di creare con un semplice click “n” schede di programmazione.
All’apertura del Rapporto di Audit, il sistema permette di decidere se applicare un metodo di calcolo punteggio e se avvalersi di piano di Audit.
Compilate le informazioni di base, l’Auditor ha facoltà di richiamare un modello di check-list oppure di crearsi “al momento” la propria sequenza di quesiti. La raccolta delle informazioni in campo, e quindi il vero e proprio Audit, può essere effettuato sia utilizzando la versione PC oppure tramite la versione mobile del prodotto (App Audit) che garantisce notevoli vantaggi di immediatezza di utilizzo e risparmio di tempo.
La soluzione permette di gestire Audit da parte di un team di auditor, che in contemporanea possono eseguire le ispezioni/verifiche. Ogni singolo auditor viene nominato “proprietario” di un quesito: in sede di predisposizione check-list oppure automaticamente al primo accesso al quesito mediante la App. Raccolte evidenze e rilievi, l’Auditor può verificare quanto registrato, apportare le correzioni o integrazioni del caso e definire i rilievi da formalizzare che verranno classificati e gestiti.
La gestione potrà essere effettuata mediante link con i moduli Non conformità e/o Azioni Correttive dell’applicativo Sinergest Suite (per audit interni), oppure mediante “action plan” presenti nel rapporto di audit (audit di seconda e terza parte).
Il rapporto può essere infine distribuito ai soggetti auditati che accederanno all’applicativo mediante “vista Lite” (semplificata), potendo attestare la “presa visione” e/o gestire le eventuali registrazioni di competenza.
Le dashboard, gli scadenzari/to do list, le notifiche automatiche, le statistiche, gli eventuali metodi di calcolo punteggio e gli eventuali KPI configurati, saranno gli elementi di garanzia di “controllo” del processo.

APP

L’applicazione per tablet di Gestione Audit

Con la App Audit Sinergest Suite puoi eseguire sul tuo tablet in modo veloce e organizzato le attività di audit, eliminando noiosi supporti cartacei.

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